أهمية ادارة الوقت لتحقيق اكبر قدر من الأعمال

إدارة الوقت

يحتاج الجميع إلى فهم أهمية الوقت للنجاح في جميع جوانب حياتهم. يجب ان ندرك ان الأشخاص الذين يضيعون وقتهم يفشلون في تكوين شخصيتهم الخاصة. ولهذا السبب يمكن أن يكون إدارة الوقت هو مفتاحك للنجاح في عملك و حياتك. ان إدارة الوقت تعني العمل بذكاء لزيادة او مضاعفة إنتاجيتك عدة مرات. هل أنت من هؤلاء الأشخاص الذين يعتقدون أنه في حال كان لديهم بضع ساعات اكثر في يومهم فسيكونون أكثر نجاحًا؟ فيما يلي سوف نساعدك لتصبح أكثر دراية بإدارة الوقت.

تعريف إدارة الوقت

التعريف البسيط لإدارة الوقت هو التالي:إدارة الوقت هي عملية التنظيم والتخطيط لتقسيم وقتك بين أنشطة محددة. يساعدك امتلاك مهارات جيدة في إدارة الوقت في العمل بذكاء (وليس بجهد أكبر) بينما يساعد ايضاً على القيام بأشياء أكثر بجودة أفضل في وقت أقل. ان سوء ادارة الوقت يؤذي وقتك المفيد. عندما لا تكون راضيًا عن مقدار العمل المنجز خلال اليوم فإنك ستشعر بالضعف وهذا سيؤدي بدوره الى اضعاف الأداء وفقدان الحافز ويزيد القلق. باختصار، إذا كنت ترغب في الاستفادة من تعريف إدارة الوقت لتحقيق نجاح كبير في الحياة، يكفي ان:تحسن كيفية استخدامك لوقتك، وهذا يعني إدارة الوقت! يبدو أنك لا تملك الوقت الكافي خلال النهار.

قوة إدارة الوقت

بصفتك تاجراً إذا كنت تستطيع تحقيق التوازن بين العمل والأسرة والدراسة والتنمية الشخصية، بالإضافة إلى تعزيز نفسية حياتك، وتعلم كيفية العيش بسعادة، فعندئذ يمكنك الوصول إلى قوة لا مثيل لها. ولكن إذا فشلت في حالة واحدة فقط من هذه الحالات ولم يكن بإمكانك الحصول على التوقيت المناسب، فعليك حينها أن تدفع الثمن مقابل سنوات من عدم إدارة وقتك من حياتك كلها. و ان لم تقم بإدارة وقتك بشكل صحيح فهذا يعني انك لم تخصص وقتًا لنموك وتطورك الشخصي، واذا لم تنمو انت فلن ينمو عملك بالتأكيد، لذلك في السنوات الخمس المقبلة ستواجه تحديًا خطيرًا للغاية.

ما هي فوائد إدارة الوقت؟

تشير أهمية إدارة الوقت إلى الطريقة التي تنظم بها وقتك بين أنشطة محددة. تعد إدارة الوقت أمرًا مهمًا لأنه إذا تم إدخالها في حياة طبيعية فإنها تخلق نتائج جديدة ومختلفة في حياة الشخص. ألا يكفي هذا لتحفيزنا على تطبيق تقنيات إدارة الوقت؟ قد يبدو متناقضًا لكثير من الناس أن يقضوا وقتهم الثمين في تعلم مهارات وتقنيات إدارة الوقت بدلاً من القيام بأشياء مهمة، لكن فوائد تعلم إدارة الوقت بشكل جيد كثيرة جدًا.

تقنيات إدارة الوقت

إذا كانت لديك مشكلة في الوقت والإدارة، فلا داعي للقلق بعد الآن. لأنك تدرس الآن تجارب يمكنك استخدامها لإدارة وقتك بأفضل طريقة ممكنة.

1. تقنية إدارة الوقت GTD

يمكن القول أن تقنية GTD هي أشهر تقنيات إدارة الوقت. تم تقديم هذه التقنية بواسطة "ديفيد الن"، مؤلف كتاب Getting Things Done، بينما GTD هي الاحرف الاولى من اسم هذا الكتاب.

تنص هذه التقنية على أنه يجب عليك أولاً إخراج الأشياء من عقلك وتسجيلها لتتخلص من التوتر الناجم عن محاولة تذكرها باستمرار ؛ بهذه الطريقة، يمكنك التركيز على القيام بها أو اتخاذ القرارات بشأنها بعقل مريح. في الحقيقة هو يؤكد على أهمية إدارة الفكر بدلاً من إدارة الوقت.

في هذه الطريقة، تقوم أولاً بجمع وتسجيل جميع المهام ثم تصنيفها. يجب عليك تصنيف المهام والأهداف الكبيرة وتحويلها إلى مجموعة من المهام والأهداف الصغيرة، لكي يتم حفظها من التشتت الذهني ويصبح من السهل عليك القيام بها؛ و بدلاً من القيام بالكثير من الاعمال الغير المنتظمة، سيكون لديك فئات يمكن مراجعتها وتحليلها. تنقسم هذه الطريقة إلى 5 خطوات رئيسية:جمع المعلومات ومعالجة المعلومات وفرز المعلومات ومراجعة المعلومات و في النهاية إنجاز المهام.، هذه التقنية هي أفضل طريقة لتحرير العقل من أي حمل إضافي وتنظيم الأشياء.

2. نظام إدارة الوقت

تتمثل إحدى النصائح لإدارة الوقت في العثور على النظام الصحيح. ربما يكون النظام الرباعي هو أكثر أنظمة إدارة الوقت فعالية. ها النظام يقسم أنشطتك إلى أربعة أرباع بناءً على الضرورة والأهمية. الأشياء إما ستكون مهمة وضرورية، أو مهمة وغير ضرورية، أو غير مهمة وضرورية، أو غير مهم وغير ضروري. يشير الربع الرابع إلى الأنشطة التي يجب تجنبها في نظام إدارة الوقت للحصول على إدارة جيدة للوقت.

3. القانون 20-80

نصيحة أخرى بخصوص إدارة الوقت هي استخدام قاعدة 20-80 أو قاعدة بريتو. ينص القانون على أن 80٪ من النتائج تأتي من 20٪ من الجهود. في المبيعات يعني أن 80٪ من المبيعات تشمل 20٪ من العملاء. ما هي الحيلة؟ ما عليك سوى تحديد وتوسيع نطاق 20٪ من الجهود التي تنتج 80٪ من النتائج. يمكنك القيام بذلك عن طريق المراجعة والتحليل بعناية. حدد أهدافك المهمة وركز على تحقيقها من أجل الإدارة المثلى للوقت.

4. عندما تتعب ابحث عن الدافع.

اذهب إلى اليوتيوب وشاهد محاضرات تيد أو أي مصدر آخر يحفزك. عندما لا تكون متحمسًا فمن غير المحتمل أن تكون قادرًا على إدارة وقتك. ركز على المحتوى التحفيزي وشاهد كيف يحقق الآخرون أهدافهم حتى تشتعل نيرانك مرة أخرى.

5. النظام و الانضباط

هناك مسألة أخرى ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالإدارة وهي مسألة النظام الشخصي أو الداخلي(المتعلق بك). أظهرت الأبحاث أن الاضطرابات في البيئة تجعلنا نفقد التركيز. وعندما نفقد التركيز فإننا نخسر الوقت، و هذا الامر يعني الافتقار إلى الإدارة. إذا كنت تريد تجنب ذلك، اوجد النظام و الانضباط؛ لا تفعل ذلك دفعة واحدة. بل ابدأ بخطوات صغيرة.

6. تفويض او توزيع المسؤوليات

تعلم أن تقول لا. حاول ان لا تفعل كل شيء بمفردك. هناك أناس آخرون. يجب ألا تقبل شيئًا عندما تعلم أنك لا تستطيع فعله. يجب تحديد الواجبات والمسؤوليات وفقًا لمصالح وخبرات الموظفين حتى يتمكنوا من أدائها في الوقت المحدد. إذا كنت تحدد موعدًا نهائيًا للأشخاص، فضع في اعتبارك أن أولئك الذين ليس لديهم المعرفة والخبرة اللازمتين قد يحتاجون إلى مزيد من الوقت.

7. التخطيط الفعال

خطط ليومك مسبقًا لإدارة الوقت بشكل فعال. ضع جدولك الزمني أو قائمة المهام الخاصة بك. حدد الأنشطة المهمة التي تحتاج إلى القيام بها في يوم واحد،وحدد الوقت المطلوب للقيام بكل منها؛ عليك القيام بالأشياء ذات الاولوية قبل الاشياء الغير هامة، بينما يمكنك القيام بالأشياء التي ليست مهمة جدًا في وقت لاحق. أكمل المهام التي لم يتم حلها واحدة تلو الأخرى. لا تبدأ وظيفة جديدة حتى تنتهي من مهمتك السابقة وتحقق من العناصر التي أكملتها بالفعل. تأكد من قيامك بعملك في الوقت المحدد.

8. ستزيد من ثقتك بنفسك

ستشعر بمزيد من النجاح والثقة عندما تدير وقتك بشكل صحيح وتكمل مهامك في الوقت المحدد. يمكن أن يكون إكمال القوائم اليومية على أساس مستمر حافزًا قويًا للأشخاص وذلك لتحسين مهاراتهم في إدارة الوقت والاستفادة من فرص العمل الجديدة.

9. ستقلل من توترك

ستشعر بالقلق عندما يكون لديك قائمة كاملة بالمهام في حياتك المهنية والشخصية. يمكن أن تساعدك الإدارة السليمة للوقت في تحديد أولويات هذه المهام وأخذ الوقت لإنجازها؛ لذلك فأنت تعرف بالضبط ما عليك القيام به والمدة التي ستستغرقها لإكماله. يمكن أن يساعد تحديد أولويات المهام وتخصيص وقت كاف لها في تقليل مستويات التوتر لديك.

10. اعمل بقدر تحملك او طاقتك

تؤثر مستويات الطاقة على الإنتاجية؛ لذلك يجب أن يكون تخطيطك بشكل يجعل اعمالك الحاسمة و المهمة في وقت ذروة الإنتاجية. ابحث عن أكثر ساعات نشاطك في اليوم حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة منه وتقوم بالاعمال الاكثر اهمية (Deep Work). اما اذا كانت طاقتك منخفظة فركز على المهام الأخف حجماً (Shallow Work)؛ على سبيل المثال، إذا كنت أكثر إنتاجية في الصباح، فحاول القيام بأهم مهامك خلال تلك الساعات. تذكر ان بعد الغداء قد تنخفض مستويات الطاقة لديك؛ لذلك فهو فهو يعد وقتاً مناسباً لتنظيف سطح المكتب أو التحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو تحديث جداول البيانات.

لمعرفة متى يكون لديك أكبر مستوى من الطاقة في اليوم،حدد رقماً لمستويات الطاقة لديك من 1 إلى 10 كل 30 دقيقة لبضعة أسابيع وقم بتسجيلها في جدول؛ بهذه الطريقة ستتمكن من تحديد الاوقات التي تكون فيها طاقتك مرتفعة او منخفضة بشكل صحيح.

11. تخلص من الملهيات

عوامل الإلهاء لها تأثير سلبي على إنتاجيتك وتركيزك. تستغرق كل إعادة تركيز حوالي 23 دقيقة. كما شرح جاري كلر Gary Keller في كتاب The One Thing، ما يحدث بالضبط عندما يكون تركيزك مضطربًا. الحقيقة هي أن 30 دقيقة من النشاط المركّز أكثر فائدة من ساعتين من التركيز المنخفض. تجنب الانحرافات أثناء العمل لتجنب تكاليف عدم التركيز.

12. صنف المهام الخاصة بك

التصنيف هو عبارة عن تجميع مهام محددة متشابهة لتنفيذها معًا. الفكرة الرئيسية هي أن تركز بشكل أقل ولفترة أطول على مهامك. كما تصنف الفئات عند معالجة جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مرة واحدة أو تطهو طعام أسبوع في يوم واحد. تسمح لك تقنية إدارة الوقت هذه بأداء العديد من مهامك بفعالية وكفاءة؛ بهذه الطريقة، لن تفقد التدفق (Flow) او بمعنى اخر ستحافط على سير الامور، لأن كل هذه الأنشطة تتطلب نفس المسارات العقلية.

التصنيف يجبر عقلك على التركيز على نوع واحد من المهام في كل مرة؛ وبهذه الطريقة يقلل من معدل الارتباك ويحسن التركيز. احتفظ بملاحظات حول ما تعلمته من هذه العملية، واعمل من أسفل القائمة التي اوجدتها لإزالة المشكلات التي لا تستحق العناء. يمكنك تصنيف الاشياء التي تتبع مسارات فكرية مماثلة. من الأفضل تجربة هذه الطريقة. يمكنك البدء من جديد إذا لزم الأمر.

13. إدارة نفسك

أهم خطوة في إدارة الوقت للمهنيين هي الإدارة الذاتية. يجب أن يكون مكان عملك نظيفًا ومرتبًا. يجب حفظ الملفات والوثائق المهمة في الأماكن المناسبة. لا تترك أي مجلدات أو أوراق على مكتبك وتخلص من كل ما لا تحتاجه. لا تقم أبدًا بتدوين عملك، لأنه بالتأكيد سوف يتكدس أو يضيع بعد فترة. ضع متعلقاتك الشخصية في المكان المناسب وبجوار بعضها البعض.

14. حدد الأهداف

أفضل طريقة لقياس الأداء والالتزام بالأشياء هي تحديد الأهداف. بالطبع يجب أن يكون هذا الهدف منطقيًا وواقعيًا. ليس من المعقول أن تقرر تخصيص اثنتي عشرة ساعة للعمل والنشاط بلا توقف. تذكر أن القيام بالأشياء في أوقات أقصر يكون أكثر فعالية من القيام بها مرارًا وتكرارًا. إذا كانت هذه الأهداف غير واقعية أو غير قابلة للتحقيق في غضون الوقت المخصص، فتأكد من التحدث إلى رئيسك في العمل. من الأفضل دائمًا مناقشة القضايا في المراحل المبكرة بدلاً من الندم عليها لاحقًا وتعريض نفسك للوم. لا تقبل المهام إلا عندما تكون متأكدًا من أنها عملية.

15. جدولة الاعمال من بداية الاسبوع.

لا يمكننا تحديد برنامج للاشياء المهمة بشكل يومي. كمواعيد العمل، و الدراسة، و السفر، وأشياء أخرى كثيرة، لذلك يجب ان نحدد لها وقتاً من بداية الأسبوع. يسمح لنا هذا الجدول الزمني النهائي بالتخطيط للمهام ذات الأولوية المنخفضة. إذا علمنا أن لدينا موعدًا صباح يوم الاثنين و اعددنا له جدولاً زمنياً فلن يختال برنامجنا وسننجز كل شيء بناءً على الوقت المحدد.

وبالتالي إذا لم يكن لدينا جدول زمني محدد منذ الأسبوع الأول فسيكون لدينا الكثير من التداخل.

16. التركيز

أحد الأعداء الرئيسيين لعدم إدارة الوقت هو قلة التركيز. لقد حدث ذلك لنا جميعًا مرات عديدة. أثناء قيامنا بمهمة ما قد يجعلنا إعلان أو الاتصال نفقد تركيزنا، حتى ننتبه الى انه قد ابتعدنا تمامًا عن مهمتنا وفقدنا الكثير من الوقت في شيء تافه. هذه العملية البسيطة مثال على قلة التركيز وتأثيرها السلبي على هذه القضية. أفضل أسلوب يمكننا أن نقدمه لك لزيادة تركيزك وقوة إدارة الوقت هو التخلص من كل المضايقات والمشتتات قبل القيام بأي شيء مهم.

إذا كنت تفعل شيئًا مهمًا أو كنت في اجتماع عمل، فقم بإيقاف تشغيل هاتفك... لاحظ أننا لم نقل ضعه في وضعيت الصامت. سيسمح لك ذلك بالعمل في الوقت المحدد، دون أي مشتتات. حاول أن تفعل ما تفعله بتركيز ومن خلال التخلص من العوامل المزعجة... أو عندما تدرس لا تذهب إلى هاتفك المحمول على الإطلاق لأن رسالة واحدة تكفي أن تفقدك كل تركيزك. ابذل قصارى جهدك للتركيز في عملك واحتفظ بهاتفك الخلوي بعيدًا عنك.

17. لا تضيع الوقت في التفاصيل

عندما نتحدث عن الأولويات، فهذا يعني أنه يجب عليك إنجاز المهام الأكثر أهمية. ولكن للأسف كثير من الناس الذين يريدون تحديد الأولويات لأنفسهم، يدخلون في تفاصيل غير مهمة تؤثر بشكل سلبي على ادارة الوقت. ضع في اعتبارك أن التفاصيل تبعدك عن الأصل، لذلك حاول قدرالمستطاع الحصول على الرؤية الصحيحة و الالتزام بها.

18. امنح نفسك استراحة

بعد تسعين دقيقة من النشاط المركز، يصبح العقل البشري متعبًا ويحتاج إلى الراحة. تذكر أن إدارة الوقت لن تتحول أبدًا إلى عمالة قسرية ولم تصنع لاجل تعذيب العقل. لذلك يجب عليك أيضًا التخطيط لأوقات الراحة الخاصة بك.

لأنه إذا لم ترتاح، فسوف يفقد تركيزك و سيصبح عملك حينها مرهاقاً. و بالتالي سيؤدي ذلك إلى إضاعة الوقت وهذا مخالف لتقنية إدارة الوقت التي نريد ان نتبعها. لذلك بعد كل 90 دقيقة من العمل المتواصل، تأكد من إعطاء نفسك ربع ساعة من الاستراحة. ولا تنسي أن مفهوم إدارة الوقت لا يعني العمل أكثر من اللازم، يجب أن تستريح بقدر الإنسان العادي وأن تعمل بنفس القدر.

19. وسائل التواصل الاجتماعي (السوشال ميديا)

يتم إهدار جزء كبير من يومنا على وسائل التواصل الاجتماعي. إذا قمت بالخطوة الأولى بشكل صحيح، فستتوصل إلى نتيجة مفادها أنك فقدت معظم وقتك على الشبكات الافتراضية. لذلك يجب أن يكون لديك البرنامج المناسب لزيارة الشبكات الاجتماعية، فلا يمكنك ان تقض وقتك كله في المنشورات والرسائل التي لا تفيد حياتك. إن وضع ذلك في الاعتبار هو أحد الأشياء التي يمكن أن تعكس لك معنى النجاح في الحياة.

20. الرياضة

سينفعك الوقت اذا كنت تملك جسماً سليماً وذلك لكي تتمكن من تحقيق جميع المهام التي تريدها في حياتك.. لذا مارس الرياضة لمدة خمس عشرة دقيقة على الأقل في اليوم وحاول دائمًا الحفاظ على انتعاشك من خلال ممارسة الرياضة.. فحيويتك ستساعدك على الحصول على المزيد من الوقت في الحياة وبالتالي سيساعدك في القيام بعملك بشكل أكثر تركيزًا.

21. النوم الكافي

ليست هناك حاجة للعمل اكثر من اللزوم ولا داعي من ان تقلل نومك واكلك لإدارة وقتك. وان فعلت ذلك فلن تتمكن ادارة الوقت، بل ستفقد السيطرة على حياتك ايضاً. لذا استرح قدر المستطاع وامنح نفسك فترة راحة، وحاول أن تخطط لحياتك بحكمة ودون أي ضغط على جوانب أخرى من حياتك.

22. تحديد أهداف طويلة الأجل وقصيرة الأجل

من الأشياء التي يمكن أن تساعد كثيرًا في تحديد أولويات عملنا هي كتابة الأهداف. بالنسبة للمهام اليومية و الذات أولوية سنحتاج إلى خطة منفصلة، و اما بالنسبة للأهداف، فسنحتاج إلى تدوينها جميعاً (طويلة المدى وقصيرة المدى) من اليوم حتى نتمكن من الوصول إلى إجماع نظري على تحديد أولوياتها.

23. تحديد المتطلبات

بمجرد تحديد الأهداف الأكثر أهمية بالنسبة لك، فإنك تحتاج إلى تحديد المتطلبات الأساسية لتحقيق تلك الأهداف. على سبيل المثال، حدد المهارات اللازمة لهذه الوظيفة ثم خطط لكيفية اكتسابها.

24. التذكر بأوراق التذكير(ستيكي نوت)

في هذه الطريقة، كل ما عليك فعله هو إنشاء مجلد من 90 ملفًا وتقسيمه إلى 3 أقسام مؤلفة من 30. خصص أول 30 صفحة لهذا الشهر، وثاني 30 صفحة للشهر التالي، وآخر 30 صفحة للشهر الثالث.

افترض الآن أنك ستشتري هدية لصديقك في اليوم السابع من الشهر المقبل أو أن لديك موعدًا مهمًا. كل ما عليك فعله هو وضع كل المعلومات والملاحظات وكل ما يتعلق بعملك في الصفحة السابعة من الـ 30 صفحة الثانية، والتي ستكون للشهر المقبل، وإخراجها من عقلك. بهذه الطريقة، سيتم تذكيرك بكل شيء عند العودة إلى مجلدك الشهر المقبل. بالطبع، يمكنك أيضًا استخدام البرامج او التطبيقات المصنوعة لهذه الامر، ولاتنسي أنه يجب عليك تأجيل المهام المستقبلية إلى نفس اليوم المنشود لها وعدم إضاعة وقتك بالتفكير فيها. نأمل أن تجد هذه التقنيات مفيدة في إدارة الوقت والجدولة. ضع في اعتبارك أنه لا يوجد شرط لاستخدام هذه الأساليب بشكل فردي ويمكنك استخدام عدة تقنيات في نفس الوقت.

25. إدارة التوقف

إذا كان القيام بشيء ما يمثل أولوية قصوى بالنسبة لك الآن وأنت تحت ضغط الوقت، فمن المستحسن أن تقوم بإيقاف تشغيل هاتفك المحمول قبل القيام بأي شيء. إذا قمت بفحص رسائل البريد الإلكتروني أو الشبكات الاجتماعية، فأغلق صفحاتها في أسرع وقت ممكن. في الواقع ادارة التوقف،تعني ان تضع أي شيء يشتت انتباهك جانبًا. بالطبع سيكون هذا حتى تنتهي من عملك. بعد العمل، من المستحسن أن تخصص وقتاً كافياً للتحقق من البريد الإلكتروني أو التحدث إلى أصدقائك.

26. إعداد قائمة المهام اليومية

قم أيضًا بعمل قائمة للمهام اليومية. يمكنك كتابة قائمة قصيرة لنفسك في الليلة السابقة أو في صباح ذلك اليوم. إذا لم يكن لديك الصبر للقيام بذلك فاستخدم تطبيق قائمة المهام (To Do). ستشعر بالرضا عندما تشاهد نهاية المهام.

27. تصميم الجدول الزمني

ضع جدولاً زمنيًا لعملك كل أسبوع. في هذا الجدول حدد الأولويات لمهام الأسبوع المقبل والمهام المتراكمة. حاول ألا تترك شيئًا نصف مكتمل. إذا كان لديك جدول زمني، فستكون لديك سيطرة أكبر على الأشياء وستكون قادرًا على إدارة الوعود والالتزامات بشكل أفضل علاوة على الابتعاد عن المواقف العصيبة.

28. حافظ على مستوى طاقتك

سيسمح لك القيام بسلسلة من النصائح البسيطة بالتحكم في مستوى طاقتك. على سبيل المثال، أثناء أداء المهام، سيساعدك شرب كوب من الماء أو كوب من الشاي على تجديد طاقتك. يمكنك أيضًا المشي لمسافة قصيرة كل 45 دقيقة او كل ساعة وأخذ المزيد من الأنفاس العميقة لتوصيل المزيد من الأكسجين لجسمك. تذكر أن تتجنب الوجبات الخفيفة والمشروبات التي تحتوي على نسبة عالية من السكر، مثل المشروبات الغازية واستخدم الفاكهة بدلاً من ذلك، لأنه على عكس الوجبات الخفيفة التي ترفع وتخفض مستويات الطاقة، فإن سكريات الفاكهة طبيعية وتتراكم تدريجياً في الجسم. لذلك سيتم الحفاظ على مستوى الطاقة الخاص بك لفترة أطول.